Estas definiciones establecen claramente los términos clave utilizados en el Contrato de Traducciones y Trámites y su cliente:
Términos:
Contrato: Se refiere al conjunto de condiciones aceptadas de mutuo acuerdo para la prestación de servicios por parte de Traducciones y Trámites.
Cliente: Hace referencia a la persona natural o jurídica que ha contratado cualquiera de los servicios ofrecidos por Traducciones y Trámites.
Materia confidencial: Se define como toda información y documentación de carácter privado del Cliente o su actividad.
Encargo: Se refiere a la contratación de un servicio ofrecido por Traducciones y Trámites que comprende desde la confirmación del servicio hasta la entrega del producto.
Traducción: Hace referencia al trabajo encargado y producido por Traducciones y Trámites.
Traductor y/o Intérprete: Persona certificada por la entidad competente de cada país según el idioma con el que presta el servicio de traducción e interpretación.
Día hábil: Se entiende por día hábil un día completo desde las 8:00 am hasta las 5:00 pm del mismo día, hora Colombia (GMT-5).
Dia festivo: días reconocidos como festivo de acuerdo con la legislación colombiana.
Servicios
Traducciones y Trámite presta los siguientes servicios:
Traducción Oficial Certificada:
Para la traducción certificada de documentos, Traducciones y Trámites declara que la traducción del documento fuente presentado es clara y precisa y que fue realizada por un Traductor avalado por el Ministerio de Interior y de Justicia Colombiano; sin embargo, no valida la autenticidad del documento fuente.
El Encargo que comprende una traducción certificada inicia desde la confirmación del servicio por medio de cotización aceptada o correo electrónico mencionándolos términos del encargo hasta que se realiza la entrega del producto en el formato y tiempo de entrega acordado por las partes.
Cada página de traducción certificada cuenta con una declaración jurada del Traductor, y en la página final de cada documento traducido, el sello y la firma de este, cumpliendo así con los requisitos de las traducciones certificadas. Para dar inicio al encargo, Traducciones y trámites solicita el 50% del valor total del encargo, salvo clientes persona jurídica con inscripción previa.
Traducción Consecutiva y/o Simultánea:
Para el Encargo que requiera la presencialidad del Intérprete, los costos de traslado hasta el lugar requerido de este estarán incluidos dentro del valor total del servicio.
Para separar fechas y horas se debe cancelar mínimo el 30% del valor total del encargo.
En caso de solicitar la reprogramación de un Encargo de interpretación presencial 48 horas antes de la fecha y hora acordada, no incurrirá en ninguna penalidad o cancelación y la nueva fecha a convenir estará sujeta a la disponibilidad del Intérprete.
La plataforma para el Encargo que requiera presencia remota del Intérprete debe ser acordada por las Partes desde la confirmación del servicio.
Traducciones y Trámites no se hace responsable del debido funcionamiento o fallas que pueda presentar la plataforma al momento de llevar a cabo el Encargo.
Traducciones y Trámites es responsable de conectarse puntualmente el día del Encargo, asegurando la conectividad mínima exigida por el Cliente para el desarrollo del mismo. En caso de necesitar la reprogramación del Encargo de Interpretación remota, 24 horas antes de la fecha y hora acordada, no incurrirá en ninguna penalidad y la nueva fecha a convenir estará sujeta a la disponibilidad del Intérprete. Cumplidas las 24 horas previas a la fecha y hora acordada, se generará el cobro de un nuevo servicio en caso de solicitar la reprogramación.
Autenticación Notarial y/o Apostilla:
El valor del servicio incluye las tarifas notariales, las cuales son consultables en la página de la Superintendencia de Notariado y Registro colombiano.
El Encargo será entregado en el menor tiempo posible, pero no antes de un día hábil después de la confirmación del servicio, en el archivo oficial de Traducciones y Trámites en Bogotá, Colombia.
Para el Encargo, Traducciones y Trámites enviará previamente el documento sin los requisitos de una traducción certificada al Cliente para que dé su revisión y aprobación del contenido final de la traducción.
El Cliente debe especificar si el Encargo es Autenticación Notarial y/o Apostilla desde la solicitud de la cotización. Traducciones y Trámites no se hace responsable de cualquier error que pueda llegar a tener la traducción una vez hecha la revisión y aprobación por parte del Cliente. En caso de que así sea, se generará un cobro del servicio de autenticación completo junto con las tarifas notariales que necesiten el trámite nuevamente, valor que debe ser asumido en su totalidad por el Cliente.
Envíos:
Para los envíos internacionales, Traducciones y Trámites programará el envío desde la empresa DHL y para envíos nacionales será a conveniencia del cliente.
La responsabilidad de Traducciones y Trámites con el Encargo termina hasta que se le envía al Cliente por correo electrónico o WhatsApp la guía del envío.
La fecha del envío acordada por las partes será en el transcurso del día hábil posterior a la fecha de entrega del Encargo.
El Cliente debe especificarle a Traducciones y Trámites en caso de que requiera un envío exprés.
Formatos de Entrega:
Digital: El Encargo será entregado desde el correo electrónico o cuenta de WhatsApp de Traducciones y Trámites en formato PDF. En caso de necesitar una versión editable del Encargo, se hará el envío en formato WORD y no incluirá ningún requisito formal de una traducción certificada.
Físico: El Encargo será entregado con envío a previo acuerdo de Traducciones y Trámites y el cliente, en Bogotá, Colombia, o envío internacional según necesidad. Al momento de confirmar el servicio, el Cliente debe elegir uno de los formatos disponibles. En caso de requerir ambos formatos deberá informarlo previamente.
Tiempos de Entrega:
Estándar: Tiempo transcurrido entre la confirmación del servicio y la entrega del Encargo será acordado en días hábiles según el documento a traducir y será de dos (2) días hábiles.
Exprés: Tiempo transcurrido entre la confirmación del servicio y la entrega del Encargo de
24 horas: Tiempo transcurrido entre la confirmación del servicio y la entrega del Encargo será de veinticuatro (24) horas calendario.
Se entenderán horas calendario desde el envío del comprobante de pago por correo electrónico o WhatsApp a Traducciones y Trámites. El tiempo de entrega de 24 horas no aplica para el Servicio de Autenticación Notarial y/o Apostillado. Únicamente aplica para la entrega Estándar y Exprés.
Pagos y Métodos de Pago:
La confirmación del servicio se completa con el pago de por lo menos el 50% del valor del servicio y el envío del comprobante al correo electrónico o WhatsApp de Traducciones y Trámites o lo que se acuerde previamente entre las partes.
Traducciones y Trámites cuenta con los siguientes medios de pago:
Cuenta de Ahorros Bancolombia, plataforma NEQUI, DAVIPLATA o pago en efectivo
En cualquier caso, en el que se requiera el envío de factura electrónica, el cliente enviará el RUT o número de identificación y nombre de quien será el titular de dicho documento. Para los Encargos en los que el Cliente sea una persona jurídica, este debe solicitar a Traducciones y Trámites la documentación necesaria para hacer el pago como proveedor de la empresa y el pago debe realizarse dentro de los dos días hábiles acordados previamente entre las partes desde la entrega de la cuenta de cobro por parte de Traducciones y Trámites al Cliente.
Presentación de Documentación:
Todos los documentos que requieran traducción deben ser enviados digitalmente, en cualquier formato, al correo electrónico designado, a través de WhatsApp o cargados desde la página web de Traducciones y Trámites, asegurando la mejor calidad posible.
Para que un documento sea aceptado para el servicio de traducción, debe ser un formato claro, en el que se vean las cuatro (4) esquinas del documento, ya sea a color o en blanco y negro.
Traducciones y Trámites acepta documentos en formato digital que en lo posible pueda ser editable y completamente legible.
El Cliente debe proporcionar los documentos para traducir en su versión final, ya que no se recibirán documentos actualizados ni cambios durante el Encargo.
En caso de datos que no sean legibles para el Traductor, se entenderán por ilegibles y en ningún caso serán recibidas sugerencias complementarias o traducción por parte del Cliente para dichas partes.
Expediente de los Clientes:
El expediente del Cliente está conformado por los siguientes documentos:
Cotización.
Comprobantes de pago.
Encargo.
Cuenta de cobro (si aplica).
Los Encargos de cada Cliente permanecerán en el archivo por un (1) año. Una vez pasado el tiempo, en caso de necesitar nuevamente el Encargo del mismo documento fuente, esta se entenderá como un nuevo Encargo. Los documentos fuente provistos por el Cliente a Traducciones y Trámites serán archivados dentro del expediente únicamente mientras se lleva a cabo el Encargo. Una vez entregado el Encargo al Cliente, los documentos originales serán eliminados del expediente.
Reexpedición de Encargos:
En caso de que el Cliente necesite la reexpedición de un Encargo previamente hecho por Traducciones y Trámites, el Cliente debe enviar a Traducciones y Trámites los mismos documentos fuentes del Encargo original junto con el cien por ciento (100%) del valor de reexpedición. El valor corresponde al cincuenta por ciento (25%) del servicio Exprés al momento de solicitar la reexpedición. La entrega de la reexpedición será de 2 días hábiles desde la confirmación del servicio, o lo acordado entre las partes.
En caso de que el Cliente no cuente con los documentos fuente originales o requiera una versión actualizada de cualquiera de ellos, se generará un Encargo nuevo y el Cliente deberá abonar el saldo restante, dependiendo del tiempo de entrega elegido por el Cliente.
Política de cancelación y Reembolso:
Traducciones y trámites no cuenta con ninguna política de reembolso. El Cliente se encuentra obligado a pagar el 100% de la totalidad del servicio desde la confirmación de este.